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○石狩市通信機器の利用に係る文書管理の特例に関する規程
平成15年10月7日訓令第7号
石狩市通信機器の利用に係る文書管理の特例に関する規程
(趣旨)
第1条 この訓令は、文書事務の管理に関する事項のうち通信機器を利用した文書処理について、石狩市事務取扱規程(平成4年訓令第5号。以下「事務取扱規程」という。)の特例を定めるものとする。
一部改正〔平成22年訓令3号〕
(定義)
第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 通信機器 次に掲げるものをいう。
ア ファクシミリ装置
イ 総務部長が指定するシステムで運用される電子メール又は電子掲示板の利用に係る送受信装置
ウ 総合行政ネットワークの電子文書交換システムに係る送受信装置(以下「電子文書交換システム」という。)
(2) 電子文書 電子計算機による情報処理の用に供される電子情報(磁気テープ、磁気ディスクその他これらに類するものに記録されたものをいう。)のうち、電子文書交換システムの利用により送受信が行われ、かつ、総務課及び支所の地域振興課(以下「文書管理担当課」という。)の課長が公文書と特定するものをいう。
(3) 電子署名 電子文書について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該電子文書が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該電子文書について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
一部改正〔平成17年訓令12号・19年11号・21年3号・22年2号・3号〕
(対象文書)
第3条 通信機器(電子文書交換システムを除く。)を利用することができる施行文書は、事務取扱規程第30条ただし書の規定により公印の押印を省略することができる文書(第6条第1項において「軽易な文書」という。)とする。
2 電子文書交換システムを利用することができる施行文書は、事務取扱規程第30条に規定する送付を要する施行文書とする。
一部改正〔平成22年訓令3号〕
(対象機関等)
第4条 前条の施行文書の相手方は、市の機関及び通信機器を利用して施行することについて同意を得た機関等とする。
(起案)
第5条 通信機器を利用する施行文書には、決定書用紙の施行及び取扱方法の欄に次に掲げる施行区分のいずれかを記載し、決裁を受けなければならない。
(1) ファクシミリ施行
(2) 電子メール施行
(3) 電子掲示板施行
(4) 電子文書交換システム施行
(電子署名)
第6条 電子文書交換システムを利用して施行文書(軽易な文書を除く。)を送信する場合においては、事務取扱規程第30条の規定による公印の押印に代えて、電子署名を付与するものとする。
2 電子署名を付与するために必要な事項は、別に定める。
一部改正〔平成22年訓令3号〕
(施行)
第7条 通信機器を利用する施行文書は、総務部長が別に定める方法により送信しなければならない。
2 通信機器を利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。
(収受)
第8条 電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち課長が公文書と特定したもの及び電子掲示板の利用に係る送受信装置で受信した公文書を速やかに紙に出力するものとする。
2 文書管理担当課の課長は、電子文書交換システムにより電子文書を受信した場合には、次の各号に定めるところにより処理するものとする。
(1) 電子署名が付与されている場合は、当該電子署名の検証を行うこと。
(2) 当該電子文書は、速やかに紙に出力すること。
(3) 前号の規定にかかわらず、文書管理担当課の主管に属さない電子文書については、当該電子文書を主務課に転送することができる。
3 前2項の規定により出力した文書及びファクシミリ装置により受信した文書を、事務取扱規程の文書の収受の規定の例により処理するものとする。
一部改正〔平成19年訓令11号・22年3号〕
附 則
この訓令は、平成15年10月7日から施行する。
附 則(平成17年9月28日訓令第12号)
この訓令は、平成17年10月1日から施行する。
附 則(平成19年9月28日訓令第11号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附 則(平成21年3月31日訓令第3号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附 則(平成22年3月31日訓令第2号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。(後略)
附 則(平成22年3月31日訓令第3号抄)
(施行期日)
1 この訓令は、平成22年4月1日から施行する。



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