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○石狩市文書編集保存規程
平成4年3月25日訓令第7号
〔注〕平成17年から改正経過を注記した。
石狩市文書編集保存規程
石狩町文書編さん保存規程(昭和52年訓令第1号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第4条)
第2章 編集及び製本(第5条―第11条)
第3章 保管(第12条)
第4章 保存(第13条―第16条)
第5章 引継ぎ(第17条―第20条)
第6章 閲覧及び貸出し(第21条―第28条)
第7章 廃棄(第29条―第34条)
第8章 書庫等の管理(第35条―第39条)
第9章 雑則(第40条―第42条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 本市における文書の編集、保存等については、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。
(定義)
第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1) 主管課 当該文書に係る事案を所管する課等(石狩市行政組織規則(平成19年規則第45号)第3条に規定する課、同規則第4条に規定する会計課、同規則第14条第5項に規定する参事の職並びに同規則第3章に規定する出先機関を管理する機関(支所にあっては各課及び参事の職、浜益国民健康保険診療所にあっては庶務課)をいう。以下同じ。)をいう。
(2) 主管課長 主管課の長をいう。
(3) 文書総括課 総務部総務課をいう。
(4) 文書総括課長 総務部総務課長をいう。
(5) 完結文書 文書の目的となる事案に係る一連の処理が完結した文書をいう。
(6) 未完結文書 完結文書以外の文書のうち、決定を要しない文書にあっては報告済みのものを、決定を要する文書で施行を要しないものにあっては決定済みのものを、施行を要するものにあっては施行済みのものをいう。
(7) 保管 未完結文書及び第4条に規定する保存期間の起算日前までの間における完結文書を主管課で管理することをいう。
(8) 保存 完結文書を保存期間の起算日から廃棄の日までの間において文書総括課又は主管課で管理することをいう。
(9) 文書総括課保存文書 文書総括課において引継ぎを受けて保存中の文書をいう。
(10) 主管課保存文書 主管課において保存中の文書をいう。
一部改正〔平成17年訓令5号・19年11号・22年2号・24年3号・26年1号・令和2年5号〕
(保存期間)
第3条 文書の保存期間は、その種類に応じ、永年、10年、7年、5年、3年又は1年とする。ただし、法令の規定により保存期間の定めのある文書については、当該法令の定めるところによる。
2 前項本文の保存期間に属する文書の基準は、次の各号の保存期間の区分に応じ、当該各号に定めるとおりとする。
(1) 永年
ア 条例、規則その他の重要な規程類の制定改廃に関する文書
イ 告示、公告及び公示に関する文書で特に重要なもの
ウ 国及び北海道の行政機関の諸令達で将来の例証となる文書のうち特に重要なもの
エ 市の訓令及び通達のうち特に重要なもの
オ 通知、申請、届出、報告、進達等で将来の例証となる文書のうち特に重要なもの
カ 歳入歳出予算書及び決算書(財政担当課所管のもの)
キ 市議会に関する文書で重要なもの(総務課所管のもの)
ク 行政委員会等の委員及び附属機関の委員の任免に関する文書
ケ 職員の任免、賞罰等に関する文書及び履歴書(人事担当課所管のもの)
コ 市長及び副市長の事務引継ぎに関する文書
サ 石狩市表彰条例(昭和52年条例第2号)その他の規程に基づく表彰に関する文書
シ 行政不服審査に関する文書で重要なもの
ス 訴訟に関する文書で重要なもの
セ 渉外に関する文書で特に重要なもの
ソ 原簿、台帳、図面等で特に重要なもの
タ 調査研究報告書、統計書、年報等で特に重要なもの
チ 市の広報
ツ 市有財産の得喪、変更及びこれらに関する登記関係の文書
テ 市の区域の配置分合及び境界変更に関する文書
ト 市行政の沿革となる文書で特に重要なもの
ナ 市行政に関する総合的な計画その他特に重要な事業の計画に関する文書
ニ 諮問、答申等に関する文書で特に重要なもの
ヌ 契約書等で特に重要なもの
ネ 市債に関する文書
ノ その他永久保存の必要があると認められる文書
(2) 10年
ア 告示、公告及び公示に関する文書で重要なもの
イ 国及び北海道の行政機関の諸令達で将来の例証となる文書のうち重要なもの
ウ 市の訓令及び通達のうち重要なもの
エ 通知、申請、届出、報告、進達等で将来の例証となる文書のうち重要なもの
オ 議会に関する文書で重要なもの
カ 租税その他の各種公課に関する文書で重要なもの
キ 補助金等に関する文書で重要なもの
ク 規程に基づかない表彰に関する文書
ケ 渉外に関する文書で重要なもの
コ 監査に関する文書
サ 決算の終わった工事の設計、検査等に関する文書
シ 重要な事業の計画に関する文書
ス 諮問、答申等に関する文書で重要なもの
セ 契約書等で重要なもの
ソ その他10年保存の必要が認められる文書
(3) 7年
ア 地方税法(昭和25年法律第226号)第17条の5の規定による更正、決定等の期間制限に係る文書
イ その他7年保存の必要があると認められる文書
(4) 5年
ア 市の訓令及び通達で前3号に属さないもの
イ 通知、申請、届出、報告、進達等の文書(前3号、次号又は第6号に属するものを除く。)
ウ 請願及び陳情等に関する文書
エ 諮問、答申等に関する文書
オ 非常勤職員の雇用等に関する文書
カ 予算、決算及び出納に関する文書(次号に属するものを除く。)
キ その他5年保存の必要があると認められる文書
(5) 3年
ア 出勤簿、年次有給休暇処理簿等
イ 出張命令簿、復命書等
ウ 通知、申請、届出、報告、進達等の文書で軽易なもの
エ 予算、決算及び出納に関する文書で軽易なもの
オ その他3年保存の必要があると認められる文書
(6) 1年
ア 通知、報告、照会、回答等の文書で特に軽易な文書
イ その他1年保存の必要があると認められる文書
一部改正〔平成19年訓令2号・令和2年4号〕
(保存期間の起算日)
第4条 完結文書の保存期間の起算日は、当該文書が完結文書となった日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、次の各号に掲げる文書の保存期間の起算日は、当該各号に定める日とする。
(1) 石狩市事務取扱規程(平成4年訓令第5号)第33条第2項に規定する文書 当該文書が完結文書となった日の属する年の翌年の4月1日
(2) 4月1日から5月31日までの間における歳入又は歳出で前会計年度に属するものに係る文書 当該歳入又は歳出の属する会計年度の翌会計年度の4月1日
(3) 法令の規定により保存期間の起算日が定められている文書 当該法令で定める日
一部改正〔平成22年訓令3号〕
第2章 編集及び製本
(編集の方法)
第5条 未完結文書及び完結文書の編集は、次に定めるところにより主管課においてしなければならない。
(1) 文書総括課長が第3条第2項の文書の基準に基づき定める文書分類表の分類項目(以下「分類項目」という。)ごとに区分すること。ただし、2以上の分類項目にわたる完結文書は、その主たる分類項目に区分すること。
(2) 4月1日から5月31日までの間の文書で前会計年度に属する歳入及び歳出に係るものは、前会計年度に区分すること。
(3) 台帳、帳簿その他の常時業務に使用する文書及び訴訟関係文書その他の数年にわたる事案に係る文書は、一連の文書として処理すること。
(4) 第4条に規定する保存期間の起算日の属する会計年度(歴年により処理する文書にあっては、歴年)ごとに区分すること。
一部改正〔平成24年訓令1号〕
第6条 前条の規定により完結文書を編集する場合において、分類項目を異にする完結文書を参照する必要があるときは、参照票(別記第1号様式)を編入しなければならない。
第7条 図面等本書につづり難い文書は、適宜に分離して編集することができる。この場合において、本書及び分離した図面等には、それぞれ参照票を添付しなければならない。
(製本の方法)
第8条 前3条の規定により編集した完結文書は、保存期間の起算日から30日を経過する日までに次に定めるところにより主管課において製本しなければならない。ただし、保存期間の起算日から30日を経過した日までに製本し難いものにあっては、同日後に製本することができる。
(1) 厚さは、5センチメートルを標準とすること。ただし、保存期間が5年未満の完結文書及び厚さ5センチメートルを標準とすることが適当でない完結文書については、この限りでない。
(2) 文書目録(別記第2号様式)を付けること。ただし、保存期間が5年未満の完結文書及び文書目録を付けないことに相当の理由がある完結文書については、この限りでない。
(3) 表紙(別記第3号様式)及び背表紙(別記第4号様式)を付けること。
(4) 同一分類項目の完結文書を分冊して製本した場合は、1冊ごとに当該分類項目の全冊数及び分冊番号を表紙及び背表紙に記入すること。
2 第5条の規定により編集した未完結文書には、前項第3号に規定する表紙及び背表紙に準じた表紙及び背表紙を付けなければならない。
(保存箱)
第9条 第5条から第7条までの規定により編集した完結文書で製本し難いものは、前条の規定にかかわらず、保存箱に収納して製本に代えることができる。この場合において、保存箱の外面には、表紙を付けなければならない。
(適用除外)
第10条 前2条の規定は、主管課において保存する完結文書で製本し、又は保存箱に収納することが適当でないものについては、適用しない。
(保存文書台帳の作成)
第11条 第8条又は第9条の規定により製本し、又は保存箱に収納した完結文書は、主管課において速やかに保存文書台帳(別記第5号様式)に登記しなければならない。
2 主管課において保存する完結文書で製本し、又は保存箱に収納することが適当でないものは、保存期間の起算日から30日を経過する日までに保存文書台帳に登記しなければならない。
第3章 保管
(保管の場所)
第12条 保管は、主管課長が指定する場所でしなければならない。
第4章 保存
(主管課保存)
第13条 完結文書のうち次に掲げるものは、主管課において主管課長の指定する場所に保存しなければならない。
(1) 保存期間の起算日から1年を経過していないもの
(2) 保存期間の起算日から1年を経過したもので、保存期間が5年未満のもの
(3) 第15条又は第19条第1項の規定により文書総括課長の承認を得たもの
(文書総括課保存)
第14条 前条各号に掲げる完結文書以外の完結文書は、文書総括課において保存しなければならない。
2 前条第1号及び第2号に掲げる完結文書のうち主管課において保存し難いものは、文書総括課において保存することができる。
(主管課保存の承認)
第15条 保存期間の起算日から1年を経過した完結文書で保存期間が5年以上のものを主管課において保存しようとするときは、主管課保存承認申請書(別記第6号様式)により文書総括課長の承認を得なければならない。
(保存文書台帳への登記)
第16条 前条の規定による主管課保存の承認がされたときは、主管課において保存文書台帳にその旨を登記しなければならない。
第5章 引継ぎ
(引継ぎ)
第17条 第14条の規定により文書総括課において保存する完結文書は、毎年、文書総括課長が指定する日に、文書総括課に引き継がなければならない。ただし、文書総括課長がやむを得ないと認めるものについては、その都度引き継ぐことができる。
2 第13条第3号に規定する完結文書は、主管課において保存する必要がなくなったときは、遅滞なく文書総括課に引き継がなければならない。
3 前2項の規定により当該完結文書の引継ぎをしようとするときは、保存文書引継書(別記第7号様式)2通を当該完結文書とともに文書総括課へ提出しなければならない。
4 完結文書を保存箱により文書総括課に引き継ぐときは、あらかじめ文書総括課長に協議しなければならない。
5 文書総括課長は、完結文書の引継ぎを受けるときは、その編集及び製本の適否を審査し、訂正又は整備の必要を認めたものについては、補修させることができる。
6 完結文書の引継ぎを受けたときは、文書総括課において受領印を押した保存文書引継書1通を主管課へ返付しなければならない。
(保存文書台帳への登記)
第18条 前条の規定により完結文書の引継ぎが完了したときは、主管課及び文書総括課においてそれぞれ保存文書台帳にその旨を登記しなければならない。
(文書総括課保存文書の還付)
第19条 主管課において文書総括課保存文書の還付を受け、保存しようとするときは、文書総括課保存文書還付承認申請書(別記第8号様式)により文書総括課長の承認を得なければならない。
2 前項の規定により文書総括課保存文書の還付を受けたときは、主管課において文書総括課保存文書還付承認申請書に受領印を押さなければならない。
(還付文書の保存文書台帳への登記)
第20条 前条の規定により文書総括課保存文書の還付が完了したときは、文書総括課及び主管課においてそれぞれ保存文書台帳にその旨を登記しなければならない。
第6章 閲覧及び貸出し
(閲覧等の手続)
第21条 主管課保存文書を主管課の職員以外の職員が閲覧し、又はその貸出しを受けようとするときは、文書閲覧(借入・貸出)書(別記第9号様式)により主管課長の承認を得なければならない。
2 文書総括課保存文書を閲覧し、又はその貸出しを受けようとする職員は、文書閲覧(借入・貸出)書により文書総括課長の承認を得なければならない。この場合において、当該職員が当該文書に係る主管課の職員以外のものであるときは、当該文書に係る主管課長の承認を併せて得なければならない。
(貸出期間)
第22条 保存中の文書の貸出期間は、10日以内とする。
(転貸及び庁外持出しの制限)
第23条 第21条の規定により貸出しを受けた文書(以下「借入文書」という。)は、他に転貸し、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない場合において、貸出文書転貸等承認申請書(別記第10号様式)により、主管課保存文書にあっては主管課長の、文書総括課保存文書にあっては主管課長及び文書総括課長の承認を得たときは、この限りでない。
(閲覧文書及び借入文書の取扱い)
第24条 第21条の規定により閲覧している文書(以下「閲覧文書」という。)及び借入文書は、改編し、追補し、又は訂正してはならない。
2 閲覧文書又は借入文書を損傷したときは、主管課保存文書にあっては主管課長に、文書総括課保存文書にあっては文書総括課長に、直ちに届け出て、その指示を受けなければならない。
(閲覧等の拒絶)
第25条 主管課長及び文書総括課長は、文書管理上必要があると認めるときは、一時その閲覧若しくは貸出しを拒み、又は貸出期間中であってもその返納を求めることができる。
(閲覧文書又は借入文書の返納)
第26条 閲覧文書又は借入文書の返納を受けたときは、主管課及び文書総括課において文書閲覧(借入・貸出)書に受領印を押さなければならない。
(部外者の閲覧等)
第27条 保存中の文書は、職員以外の者に貸し出してはならない。
2 保存中の文書を職員以外の者に閲覧させるときは、当該文書に係る主管課長の承認を得なければならない。
(保管中の文書の閲覧及び貸出し)
第28条 第21条から前条までの規定は、保管中の文書の閲覧及び貸出しについて準用する。
第7章 廃棄
(廃棄の手続)
第29条 主管課保存文書で保存期間の満了したものは、主管課において、保存文書廃棄書(別記第7号様式)を作成し、主管課長の決定を経て廃棄しなければならない。この場合において、第13条第3号に規定する主管課保存文書を廃棄したときは、主管課長は、保存文書廃棄書により文書総括課長に報告しなければならない。
2 文書総括課保存文書で保存期間の満了したものは、文書総括課において、保存文書廃棄書を作成し、主管課に協議の上、文書総括課長の決定を経て廃棄しなければならない。
3 前項の規定により文書総括課保存文書を廃棄したときは、文書総括課長は、その旨を当該主管課長に報告しなければならない。
(廃棄文書の保存文書台帳への登記)
第30条 前条第1項前段の規定により廃棄したとき及び同条第3項の報告を受けたときは主管課において、同条第1項後段の報告を受けたとき及び同条第2項の規定により廃棄したときは文書総括課において、それぞれ保存文書台帳に廃棄した旨を登記しなければならない。
(廃棄の方法)
第31条 廃棄する文書のうち、他に内容を知られることにより支障を生ずると認められるものについては、裁断、溶解、焼却その他適切な方法により廃棄しなければならない。
(廃棄の特例)
第32条 保存期間が永年の文書であって、文書総括課長が保存の必要がないと認めたものは、廃棄することができる。この場合においては、前3条の規定を準用する。
(保存の延長)
第33条 保存期間の満了した文書であって、なお保存の必要があると認められるものは、第29条の規定にかかわらず、次に定めるところにより引き続き保存することができる。
(1) 主管課保存文書については、主管課長の決定を経ること。
(2) 文書総括課保存文書については、主管課長は、保存延長承認申請書(別記第11号様式)により文書総括課長の承認を得ること。
2 主管課長は、主管課保存文書のうち、第13条第3号に規定するものについて前項第1号の規定により保存を延長したときは、その旨を文書総括課長に報告しなければならない。
(保存期間延長文書の保存文書台帳への登記)
第34条 前条第1項第1号の規定により保存を延長したときは主管課において、同項第2号の承認をしたとき及び前条第2項の報告を受けたときは文書総括課において、それぞれ保存を延長した旨を保存文書台帳に登記しなければならない。
第8章 書庫等の管理
(書庫の管理)
第35条 書庫(文書総括課保存文書を収納するための施設をいう。以下同じ。)は、文書総括課において管理しなければならない。ただし、本庁舎以外の市の施設に置かれる書庫の管理は、当該施設の長が、この章の規定の例により行うものとする。
(書庫内の保全)
第36条 文書総括課長は、文書の損傷防止のため、常に、書庫内の通気、防湿等に努めなければならない。
2 書庫内では、喫煙し、又は火気を取り扱ってはならない。
3 書庫担当係員は、書庫の開閉の際、書庫内を巡視して異常の有無を確かめなければならない。
(立入りの制限)
第37条 書庫には、書庫担当係員以外の者は立ち入ってはならない。ただし、文書総括課長の承認を受けた者は、書庫担当係員の立会いの下に出入りすることができる。
第38条 削除
(文書を保管し、保存する施設の管理)
第39条 第36条の規定は、書庫以外の文書を保管し、又は保存する施設の管理について準用する。
第9章 雑則
(文書の保存の特例)
第40条 保存中の文書は、マイクロフィルムに撮影することができる。
2 前項の規定により保存中の文書を撮影したマイクロフィルムは、当該文書の保存期間から既に経過した期間を控除した期間、保存しなければならない。
3 マイクロフィルムの撮影及び保存の方法並びにマイクロフィルムに撮影済みの文書の取扱いについては、文書総括課長が定める。
(市誌担当課等への引渡し)
第41条 第29条(第32条において準用する場合を含む。)の規定により廃棄の決定をした文書であって、市誌資料とすることが適当と認められるものについては、市誌担当課等に引き渡さなければならない。
一部改正〔平成17年訓令5号〕
(雑則)
第42条 この訓令に定めるもののほか、文書の編集、保存等について必要な事項は、本庁にあっては文書総括課長の定めるところによる。
附 則
1 この訓令は、平成4年4月1日から施行する。
2 この訓令の施行の際現に保存中の文書の保存期間は、この訓令による改正後の石狩市文書編集保存規程(以下「新規程」という。)第3条により定められた保存期間とみなす。
3 この訓令の施行の際現に総務課で保存中の文書については、新規程第13条第1項の規定にかかわらず、総務課で保存することができる。
4 前2項に定めるもののほか、改正前の石狩町文書編さん保存規程によりなされた承認、許可、請求その他の行為は、新規程に相当する規定がある場合には、新規程によりなされた承認、許可、請求その他の行為とみなす。
附 則(平成5年12月22日訓令第12号)
この訓令は、平成6年1月1日から施行する。
附 則(平成8年8月30日訓令第17号)
1 この訓令は、平成8年9月1日から施行する。
2 この訓令の施行に関し必要な経過措置については、市長が別に定める。
附 則(平成8年8月30日訓令第18号)
この訓令は、平成8年9月1日から施行する。
附 則(平成9年3月31日訓令第4号)
この訓令は、平成9年4月1日から施行する。
附 則(平成11年5月13日訓令第9号)
この訓令は、平成11年5月13日から施行する。
附 則(平成13年5月1日訓令第3号)
1 この訓令は、平成13年5月1日から施行する。
2 この訓令の規定により改正される様式に係る用紙でこの訓令の施行の日において現に作成されているものは、当分の間、所要の補正を加えて使用することができる。
附 則(平成14年4月30日訓令第3号)
1 この訓令は、平成14年4月30日から施行する。
2 この訓令の規定により改正される様式に係る用紙でこの訓令の施行の日において現に作成されているものは、当分の間、所要の補正を加えて使用することができる。
附 則(平成14年4月30日訓令第7号)
この訓令は、平成14年5月1日から施行する。
附 則(平成17年4月25日訓令第5号)
この訓令は、平成17年4月25日から施行する。
附 則(平成19年3月27日訓令第2号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附 則(平成19年9月28日訓令第11号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附 則(平成22年3月31日訓令第2号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。(後略)
附 則(平成22年3月31日訓令第3号抄)
(施行期日)
1 この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附 則(平成24年2月29日訓令第1号抄)
(施行期日)
1 この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附 則(平成24年3月30日訓令第3号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附 則(平成26年3月31日訓令第1号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附 則(令和2年3月31日訓令第4号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附 則(令和2年3月31日訓令第5号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
別記第1号様式(第6条及び第7条関係)
別記第2号様式(第8条関係)
別記第3号様式(第8条関係)
別記第4号様式(第8条関係)
別記第5号様式(第11条、第16条、第18条、第20条、第30条及び第34条関係)
別記第6号様式(第15条関係)

別記第7号様式(第17条及び第29条関係)
別記第8号様式(第19条関係)
別記第9号様式(第21条関係)
別記第10号様式(第23条関係)
別記第11号様式(第33条関係)




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