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○石狩市事務取扱規程
平成4年3月25日訓令第5号
〔注〕平成17年から改正経過を注記した。
石狩市事務取扱規程
題名改正〔平成22年訓令3号〕
目次
第1章 総則(第1条―第9条)
第2章 文書の収受及び配布並びに報告(第10条―第16条)
第3章 決定書案の作成及び決定(第17条―第26条)
第4章 文書の施行(第27条―第31条)
第5章 法規文書、訓令文書及び公示文書に係る事務(第32条―第34条)
第6章 補則(第35条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、事務事業の適正な執行に当たり、事務の迅速かつ確実な処理及び効率化を図るため、その取扱基準を定めることを目的とする。
全部改正〔平成22年訓令3号〕
(適用範囲)
第2条 石狩市における事務の取扱いについては、別に定めるものを除くほか、この訓令の定めるところによる。
追加〔平成22年訓令3号〕
(文書主義)
第3条 事務を処理するに当たっては、文書をもって行わなければならない。ただし、緊急を要する場合は、この限りでない。
2 前項ただし書の規定により事務を処理したときは、速やかに、文書をもって当該事務の処理の内容を明らかにしなければならない。
追加〔平成22年訓令3号〕
(決裁)
第4条 事務の処理は、主査、課長、部長及び副市長の決定を経て市長の決裁を受けることを原則とする。ただし、会計管理者所管の事務は、この限りでない。
2 決裁を受けた事務は、速やかにこれを施行しなければならない。
追加〔平成22年訓令3号〕、一部改正〔平成26年訓令1号〕
(文書取扱いの原則)
第5条 文書の取扱いは、的確かつ迅速に行わなければならない。
2 文書は、常に、一定の場所に整理して保管しなければならない。
一部改正〔平成22年訓令3号〕
(総務課長の責務)
第6条 総務部総務課長は、本市における文書事務を総括する。
2 総務部総務課長は、本市における文書事務に関し必要な調査を行い、文書事務の処理に関する指導及び改善に努めなければならない。
一部改正〔平成17年訓令11号・22年3号〕
(課長等の責務)
第7条 課等(石狩市行政組織規則(平成19年規則第45号)第3条に規定する課、同規則第4条に規定する会計課、同規則第14条第5項に規定する参事の職及び同規則第3章に規定する出先機関を管理する機関(支所にあっては各課、浜益国民健康保険診療所にあっては庶務課)をいう。以下同じ。)の長(以下「課長等」という。)は、当該課等における文書事務を総括し、その適正かつ円滑な運営を図らなければならない。
一部改正〔平成17年訓令5号・11号・19年11号・20年4号・22年3号・26年1号〕
(文書の区分)
第8条 文書の区分は、次のとおりとする。
(1) 法規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
(2) 令達文書
訓令 市長が所管の機関又は職員に対し、一般的に命令するもの
(3) 公示文書 告示、公告、公示等一般に公表を要するもの
(4) 一般文書 前各号に掲げる文書以外のもの
一部改正〔平成22年訓令3号〕
(帳簿等)
第9条 総務部総務課及び支所の地域振興課(以下「文書管理担当課」という。)には、次に掲げる帳簿等を備えなければならない。
(1) 市収受印(別記第1号様式
(2) 特殊文書収受簿(別記第2号様式
(3) 令達番号簿(別記第3号様式
2 課等には、次に掲げる帳簿等を備えなければならない。
(1) 収受印(別記第4号様式
(2) 文書管理簿(別記第5号様式
一部改正〔平成17年訓令11号・19年11号・21年3号・22年3号〕
第2章 文書の収受及び配布並びに報告
(到達文書の処理)
第10条 本市に到達した文書は、当該文書に係る事務を主管する課等(以下「主務課」という。)に直接到達したものを除き、文書管理担当課において収受し、次に定めるところにより、速やかに処理しなければならない。
(1) 配布すべき主務課が判明しない文書は、開封すること。
(2) 書留扱い(現金書留、引受時刻証明、配達証明、代金引換及び特別送達を含む。以下同じ。)による文書及び到達した日のうちに主務課に配布することができない文書には、封皮(開封した文書にあっては、その余白)に、市収受印を押すこと。
(3) 書留扱いによる文書は、特殊文書収受簿に登記すること。
(4) 文書(前3号に掲げる文書においては、その処理後の文書)は、主務課に配布すること。
一部改正〔平成19年訓令11号・22年3号〕
第11条 主務課は、収受した文書又は配布を受けた文書を次に定めるところにより、速やかに処理しなければならない。
(1) 親展その他開封することが不適当と認められる文書を除き、すべて開封すること。
(2) 開封しない文書にあっては封皮に、開封した文書にあってはその余白に収受印を押すこと。
(3) 開封した文書は、文書管理簿に登記するとともに、文書管理簿の整理番号を当該文書の収受印内に記入すること。ただし、軽易なものについては、この手続を省略することができる。
2 前項第3号の規定にかかわらず、年度間又は特定の期間に同一の件名で相当数収受する文書で2回目以後に収受するものについては、件名(標題)別文書収受発送簿(別記第6号様式)に登記するとともに、件名(標題)別文書収受発送簿の整理番号を当該文書の収受印内に記入して処理することができる。
3 文書管理簿及び件名(標題)別文書収受発送簿(以下「文書管理簿等」という。)の整理番号は、それぞれ会計年度ごとの一連番号とする。
一部改正〔平成22年訓令3号〕
第12条 各課において主管に属さない文書を受けたとき又は当該文書の配布を受けたときは、速やかにその旨を記載した上、主務課が明らかな場合は当該課に回付し、明らかでない場合は文書管理担当課に返付し、又は回付しなければならない。
一部改正〔平成19年訓令11号・22年3号〕
第12条の2 文書の提出者から当該文書の提出の事実を示す文書の求めがあった場合においては、受理票(別記第6号の2様式)により処理する。
2 前項の規定にかかわらず、文書の提出者が副本を提出した場合には、当該副本に収受印を押し返付することで前項の処理に代えることができる。
追加〔平成22年訓令5号〕
第13条 文書管理簿等に登記した文書(以下「登記済文書」という。)は、その内容が、行政機関としての意思の決定(以下「決定」という。)を要するものについては石狩市事務決裁規程(平成17年訓令第20号)第2条第1号に規定する決裁権者(以下「決裁権者」という。)に、決定を要しないものについては課等内の担当者に回付しなければならない。ただし、登記済文書の内容が決定を要するもののうち、定例的なもの等決裁権者の指示を要しないと認めるものについては、直ちに課等内の担当者に回付することができる。
2 登記済文書の処理期限は、特に指定のあるものについては、その指定期限内とし、指定のないものについては、調査等のためその処理に日時を要するもの等特にやむを得ないものを除き、1週間以内とする。
一部改正〔平成22年訓令3号〕
第14条 親展その他開封することが不適当と認められる文書は、直ちに、名あて人に配布するものとする。
追加〔平成22年訓令3号〕
(報告)
第15条 軽易文書の配布若しくは決定を要しない文書の回付を受けたとき、又は主管の事務に関する資料を得たときは、報告書用紙(別記第7号様式)による処理、文書の余白による処理、帳簿による処理、口頭その他の方法により、上司及びその内容に関係のある事務を主管する他の部課等に報告しなければならない。
2 前項の規定により文書の余白により処理する場合においては、当該文書の余白に処理印(別記第8号様式)を押すなどし、所要事項を記入しなければならない。
3 報告が終了した登記済文書は、その旨を文書管理簿に登記しなければならない。
一部改正〔平成22年訓令3号〕
(事件に係る報告)
第16条 事件に係る報告については、前条の規定を準用する。
追加〔平成22年訓令3号〕
第3章 決定書案の作成及び決定
(起案の方法)
第17条 決定書案の起案は、決定書用紙(別記第9号様式)を用い、次に定めるところにより行わなければならない。ただし、別に定めのある場合は、この限りでない。
(1) 文書類目表による分類番号及び保存年限を記入すること。
(2) 決定書案には、その専決権者及び起案責任者(決裁権者の直近下位の職にある者(決裁権者が市長の場合にあっては、部の長、担当部長又は理事)をいう。以下同じ。)を記載すること。
(3) 決定書案には、必要がある場合は、案文の前又は次に起案理由、準拠法令その他参考となる事項を記載すること。
(4) 決定書案には、必要な関係資料を整理して添付すること。
(5) 決定書用紙の施行及び取扱方法の欄には、次に掲げるところにより当該事案の区分に対応する表示を記載すること。
ア 議会に提案する議案 議案
イ 法規審査を要するもの 法規審査
ウ 重要なもの 重要
エ 至急の取扱いを要するもの 至急(期限のあるものについては、その期日を付記すること。)
オ 石狩市掲示場に掲示を要するもの 掲示
カ 官報掲載を要するもの 官報掲載
キ 施行の際、特殊の取扱いを要するもの 親展、書留、配達証明、内容証明、要契印等
(6) 文章は、石狩市公用文規程(昭和50年訓令第2号)に従い、簡潔、平易及び正確に記載すること。
(7) 合議を要するものは、合議欄に必要職名を記載すること。この場合における記載順は、関係の深い職から順次記載し、順序の定めがたいものは、組織順に記載すること。
2 軽易又は定例的な事案の決定については、前項の規定にかかわらず、文書の余白を用いて起案することができる。この場合において、当該文書の余白に処理印を押すなどして、前項に準じて所要事項を記入しなければならない。
一部改正〔平成22年訓令3号・26年1号〕
(起案文書の一般審査)
第18条 起案文書は、起案者の属する担当の長(担当を置かない課にあっては起案者の直接の上司)による審査を受けなければならない。
2 前項の審査は、次に掲げる事項に重点を置いて行うものとする。
(1) 事案の処理の内容
(2) 書式
(3) 文体
(4) 用語及び用字
(5) 分類番号及び保存年限
3 起案文書に訂正すべき箇所が多くある場合は、起案者に返付し、再提出させなければならない。
追加〔平成22年訓令3号〕、一部改正〔平成26年訓令1号〕
(起案文書の加除訂正)
第19条 起案文書の原案を加除訂正したときは、特に重要な訂正の場合は、欄外等にその理由を記載しなければならない。
追加〔平成22年訓令3号〕
(合議)
第20条 起案責任者は、決定書案の内容に関係のある事務を主管する他の部課等がある場合には、必要な合議を行わなければならない。
2 起案文書による合議の順序は、その事件に関し、関係の深い部課等から順次行う。ただし、第23条の規定による合議は、最後に行う。
一部改正〔平成22年訓令3号〕
第21条 決定書案の合議を受けた部課長等は、当該決定書案について意見を異にするときは、その意見を添えて主務課に返付しなければならない。
2 合議を受けた決定書案で施行前に再回を要するもの又は施行後にその写しを要するものには、その旨を記載するものとする。
一部改正〔平成22年訓令3号〕
第22条 起案責任者は、合議した決定書案が廃案となったときは、その旨を合議先に通知しなければならない。
一部改正〔平成22年訓令3号〕
(総務部長等への合議)
第23条 次に掲げるものに係る決定書案は、法規審査担当者、総務部総務課長を経て総務部長に合議しなければならない。
(1) 法規文書及び令達文書
(2) 議会に提案する議案
(3) その他決定の内容が重要又は異例に属するもの
一部改正〔平成17年訓令11号・22年3号・30年3号〕
(決定書案の処理)
第24条 回付を受けた決定書案は、直ちに処理するよう努めなければならない。
2 起案者は、決定書案の行方に留意し、常にその処理状況を把握しなければならない。
3 次に掲げる決定書案は、起案者自ら携行して決裁を受けなければならない。
(1) 注意を要する起案文書のうち特に重要又は異例なもの
(2) 急を要する起案文書のうち特に急を要するもの
追加〔平成22年訓令3号〕
(決定書の処理)
第25条 決定書案について決定を受けたときは、主務課において決定書にその決定年月日を記入しなければならない。ただし、市長及び副市長の決裁を経たものは、市長及び副市長の秘書業務担当課において決定年月日を記入し、主務課に回付するものとする。
2 決定を受けた文書は、文書管理簿に登記しなければならない。
3 第33条の規定により令達番号簿の番号を付する文書については、決定を受けた後、速やかに文書管理担当課に回付しなければならない。
一部改正〔平成19年訓令2号・11号・22年3号〕
(庁内の照会等)
第26条 庁内の照会等は、やむを得ない場合のほかは、書面の往復を避け、石狩市イントラネットシステム、インターネットシステム、電話又は口頭により行うものとする。
追加〔平成22年訓令3号〕
第4章 文書の施行
(文書の名義)
第27条 決定を施行するための文書(以下「施行文書」という。)は、市長名を用いるものとする。ただし、軽易な文書又は庁内を往復する文書については、石狩市事務決裁規程第2条第3号に規定する専決権者の名で施行することができる。
一部改正〔平成22年訓令3号〕
第28条 施行文書のうち送付を要するものについては、その本文の末尾に、主管の部課名、担当者の氏名等当該文書についての連絡先を表示するものとする。ただし、免許証、表彰状その他これらに類するものについては、この限りでない。
一部改正〔平成22年訓令3号〕
(記号及び番号)
第29条 施行文書には、記号及び番号を付さなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。
2 施行文書の記号は、別表のとおりとする。
3 施行文書の番号は、文書管理簿等の整理番号とする。
一部改正〔平成22年訓令3号〕
(公印の押印)
第30条 施行文書のうち送付を要するものには、公印を押さなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。
一部改正〔平成22年訓令3号〕
(発送)
第31条 郵便、民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便又は宅配による文書の発送は、文書管理担当課が行うものとする。
一部改正〔平成17年訓令11号・19年10号・11号・21年3号・22年3号〕
第5章 法規文書、訓令文書及び公示文書に係る事務
追加〔平成22年訓令3号〕
(条例及び規則の公布)
第32条 議長から条例案の議決の送付を受けたとき、又は規則案の決裁を受けたときは、法規審査担当者は、速やかに当該条例又は規則の公布について発議するための起案文書(以下「公布法規文書案」という。)を作成し、市長の決裁及び署名を受けなければならない。
追加〔平成22年訓令3号〕
(令達番号簿への登載)
第33条 法規文書、令達文書及び公示文書は、文書管理担当課において令達番号簿に登載しなければならない。
2 第29条第3項の規定にかかわらず、法規文書、令達文書及び公示文書の番号は、当該文書の区分ごとの令達番号簿の番号とする。
3 前項の番号は、暦年ごとの一連番号とする。
追加〔平成22年訓令3号〕
(公告等)
第34条 令達番号簿に登載した法規文書及び公示文書は、石狩市公告式条例(昭和35年条例第7号)により公告しなければならない。この場合において、公告に用いる公文書は、公布法規文書案(公示文書にあっては、公示文書案)と同一内容のものに市長印を押印した公文書によるものとし、その掲示期間は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定めるところによる。
(1) 法規文書 公布の日から起算して5日目まで
(2) 公示文書 公布の日から起算して5日目まで。ただし、法令に別段の定めがある場合は、その期間とする。
2 令達番号簿に登載した訓令は、主務課が訓令先に通知しなければならない。
3 法規文書の決定書は、決裁終了後に法規審査担当課に引き継がなければならない。
追加〔平成22年訓令3号〕
第6章 補則
追加〔平成22年訓令3号〕
(補則)
第35条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、総務部総務課長の定めるところによる。
一部改正〔平成17年訓令11号・22年3号〕
附 則
1 この訓令は、平成4年4月1日から施行し、同日以後に収受し、又は作成する文書について適用する。
2 この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)前に収受し、又は作成した文書で施行日以後に報告し、決定を受け、又は施行するものについては、報告が終了し、若しくは決定を受けた後又は施行する際、第8条第2項第2号の文書収受発送簿に登記するものとする。
3 平成4年1月1日から施行日の前日までの間に施行された法規文書、令達文書及び告示文書に付された番号は、第26条の規定により付された番号とみなす。
4 石狩町処務規程(昭和49年訓令第5号)は、廃止する。
附 則(平成5年11月15日訓令第11号)
この訓令は、平成5年11月15日から施行する。
附 則(平成6年9月30日訓令第11号)
この訓令は、平成6年10月1日から施行する。
附 則(平成7年3月31日訓令第5号)
この訓令は、平成7年4月1日から施行する。
附 則(平成8年3月28日訓令第6号)
この訓令は、平成8年4月1日から施行する。
附 則(平成8年8月30日訓令第17号)
1 この訓令は、平成8年9月1日から施行する。
2 この訓令の施行に関し必要な経過措置については、市長が別に定める。
附 則(平成8年8月30日訓令第18号)
この訓令は、平成8年9月1日から施行する。
附 則(平成9年3月31日訓令第3号)
この訓令は、平成9年4月1日から施行する。
附 則(平成13年5月1日訓令第3号)
1 この訓令は、平成13年5月1日から施行する。
2 この訓令の規定により改正される様式に係る用紙でこの訓令の施行の日において現に作成されているものは、当分の間、所要の補正を加えて使用することができる。
附 則(平成15年9月25日訓令第6号)
1 この訓令は、平成15年9月25日から施行する。
2 この訓令の規定により改正される様式に係る用紙でこの訓令の施行の際現に作成されているものは、当分の間、所要の補正を加えて使用することができる。
附 則(平成16年1月7日訓令第1号)
この訓令は、平成16年1月7日から施行する。
附 則(平成17年4月25日訓令第5号)
この訓令は、平成17年4月25日から施行する。
附 則(平成17年9月28日訓令第11号)
この訓令は、平成17年10月1日から施行する。
附 則(平成18年3月27日訓令第2号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附 則(平成19年3月27日訓令第2号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附 則(平成19年9月26日訓令第10号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附 則(平成19年9月28日訓令第11号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附 則(平成20年4月1日訓令第4号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附 則(平成21年3月31日訓令第3号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附 則(平成22年3月31日訓令第3号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
(石狩市取扱注意文書規程の一部改正)
2 石狩市取扱注意文書規程(平成4年訓令第6号)の一部を次のとおり改正する。
(次のよう省略)
(石狩市文書編集保存規程の一部改正)
3 石狩市文書編集保存規程(平成4年訓令第7号)の一部を次のとおり改正する。
(次のよう省略)
(石狩市戸籍事務取扱規程の一部改正)
4 石狩市戸籍事務取扱規程(平成5年訓令第6号)の一部を次のとおり改正する。
(次のよう省略)
(石狩市通信機器の利用に係る文書管理の特例に関する規程の一部改正)
5 石狩市通信機器の利用に係る文書管理の特例に関する規程(平成15年訓令第7号)の一部を次のとおり改正する。
(次のよう省略)
(石狩市事務決裁規程の一部改正)
6 石狩市事務決裁規程(平成17年訓令第20号)の一部を次のとおり改正する。
(次のよう省略)
附 則(平成22年8月27日訓令第5号)
この訓令は、平成22年9月1日から施行する。
附 則(平成26年3月31日訓令第1号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附 則(平成30年2月16日訓令第3号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
別表(第29条関係)

区分

記号

法規文書

条例

石狩市条例

規則

石狩市規則

令達文書

訓令

石狩市訓令

公示文書

告示

石狩市告示

公告

石狩市公告

公示

石狩市公示

一般文書

総務部総務課長の定めるところによる。

一部改正〔平成17年訓令11号・22年3号〕
別記第1号様式(第9条、第10条関係)
全部改正〔平成17年訓令11号〕、一部改正〔平成22年訓令3号〕
別記第2号様式(第9条、第10条関係)
一部改正〔平成22年訓令3号〕
別記第3号様式(第9条、第33条関係)
一部改正〔平成22年訓令3号〕
別記第4号様式(第9条、第11条関係)
一部改正〔平成22年訓令3号〕
別記第5号様式(第9条、第11条、第13条、第15条、第25条、第29条関係)
一部改正〔平成22年訓令3号〕
別記第6号様式(第11条、第13条、第25条、第29条関係)
一部改正〔平成22年訓令3号〕
別記第6号の2様式(第12条の2関係)
追加〔平成22年訓令5号〕
別記第7号様式(第15条関係)
全部改正〔平成22年訓令3号〕
別記第8号様式(第15条、第17条関係)
一部改正〔平成22年訓令3号〕
別記第9号様式(第17条、第25条関係)
全部改正〔平成22年訓令3号〕



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