○愛媛県文書管理規程
平成4年3月24日訓令第1号
庁中一般
各地方機関
改正
平成4年7月7日訓令第10号
平成7年4月1日訓令第7号
平成7年8月1日訓令第14号
平成10年4月1日訓令第6号
平成11年3月19日訓令第1号
平成11年8月27日訓令第10号
平成12年4月1日訓令第8号
平成12年6月30日訓令第10号
平成13年3月30日訓令第2号
平成15年4月1日訓令第8号
平成15年4月1日訓令第12号
平成15年7月18日訓令第22号
平成16年4月1日訓令第2号
平成17年4月1日訓令第6号
平成18年7月21日訓令第11号
平成19年4月1日訓令第6号
平成20年3月31日訓令第10号
平成20年10月1日訓令第17号
平成21年3月17日訓令第1号
平成21年3月31日訓令第5号
平成23年7月22日訓令第13号
平成24年4月1日訓令第8号
平成25年4月1日訓令第7号
平成26年4月1日訓令第6号
愛媛県文書管理規程を次のように定める。
愛媛県文書管理規程
目次
第1章 総則(第1条―第8条)
第2章 文書等の受領、配付及び収受(第9条―第16条)
第3章 文書の処理
第1節 通則(第17条―第19条)
第2節 起案及び供覧(第20条―第24条)
第3節 回議、合議及び決裁(第25条―第30条)
第4節 文書の施行及び発送(第31条―第36条)
第4章 県報掲載(第37条―第41条)
第5章 文書の書式(第42条―第47条)
第6章 文書の整理及び保管(第48条―第53条)
第7章 文書の保存(第54条―第62条)
第8章 文書の閲覧等(第63条)
第9章 文書の廃棄(第64条―第67条)
第10章 雑則(第68条・第69条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、別に定めがあるもののほか、本庁及び地方機関における文書(図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。以下同じ。)の収受、処理、保存その他文書事務に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1) 課所 本庁各課(課に準ずるものとして文書主管課長が指定するものを含む。以下同じ。)並びに地方機関(課を置かない地方機関(課を置く地方機関のうち文書主管課長が指定するものを含む。以下同じ。)及び地方機関の支所を除く。)の課及び室、課を置かない地方機関並びに地方機関の支所をいう。
(2) 文書主管課 本庁において、次章、第3章及び第7章に定める事務(次章に定める事務については収受に係る事務を除き、第3章に定める事務については発送に係る事務に限る。)を所掌する課をいう。
(3) 文書担当課 地方機関において、前号の事務を所掌する課所をいう。
(4) 主務課 文書の処理に係る事務を所掌する課所をいう。
(5) 文書管理・電子決裁システム 電子計算機を利用して文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄その他文書事務の処理を行うシステムをいう。
(6) 電子文書 電磁的記録であって、書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含めて磁気ディスク等に記録されているものをいう。
(7) 電子決裁 文書管理・電子決裁システム(以下「文書システム」という。)の機能を利用して電子的方法により電子文書の決裁を行う方法をいう。
(8) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(9) 完結 事案の処理を要しない文書にあっては供覧の終了を、事案の処理を要する文書で施行を要しないものにあっては決裁の終了を、施行を要するものにあっては施行の終了をいう。
(10) 保管 主務課の長(以下「主務課長」という。)が文書を文書システム又は事務室等において整理しておくことをいう。
(11) 保存 本庁にあっては文書主管課の長(以下「文書主管課長」という。)が、地方機関にあっては文書担当課の長(以下「文書担当課長」という。)が文書を主務課長から引き継いで文書システム又は書庫において整理しておくことをいう。
(事務処理の原則等)
第3条 事務は、文書により処理することを原則とする。
2 文書は、事務が適正かつ円滑に行われるよう、正確かつ迅速に取り扱うとともに、適切に管理しなければならない。
(文書システムの利用)
第3条の2 文書システムが導入された課所(以下「文書システム導入課所」という。)における文書事務は、文書システムを利用しなければならない。ただし、文書主管課長がこれにより難いと認めた場合は、この限りでない。
(文書主管課長の職務)
第4条 文書主管課長は、この訓令に別に規定する職務を行うほか、本庁及び地方機関における文書事務を総括する。
2 文書主管課長は、文書事務が適正かつ円滑に行われるよう、本庁及び地方機関における文書事務の実態を調査し、必要に応じ、課所の長及び文書担当課長に対して指導を行う。
(文書担当課長の職務)
第5条 文書担当課長は、この訓令に別に規定する職務を行うほか、地方機関における文書事務を統括する。
2 文書担当課長は、地方機関における文書事務の実態を調査し、必要に応じ、課所の長に対して指導を行う。
(課所の長の職務)
第6条 課所の長は、課所における文書事務が適正かつ円滑に行われるよう、職員を指揮監督しなければならない。
(文書管理責任者)
第7条 課所に文書管理責任者を置く。
2 文書管理責任者は、課所の長が課所の主幹その他の職員のうちから指定する。
3 文書管理責任者は、課所の長の命を受け、次に掲げる事務を処理する。
(1) 第15条の規定による文書及び物品等(文書に添付された現金、金券、有価証券、証紙若しくは収入印紙又は物品をいう。)(以下「文書等」という。)の収受に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書の処理状況を把握し、未処理の文書については、必要な指示をし、処理の促進を図ること。
(4) 第49条第1項のファイル管理表及びファイル管理総括表の作成に関すること。
(5) 第58条第1項の保存文書引継書の作成に関すること。
(6) 文書の整理及び保管に関すること。
(7) 文書システムその他文書事務に関する電子情報処理組織による電子文書の送信及び受信の管理に関すること。
(8) その他課所内の文書の処理に係る事務の指導及び改善に関すること。
4 第1項の規定にかかわらず、他の課所に前項各号に掲げる事務を所掌されている課所には、文書管理責任者を置かないものとする。
(文書取扱担当者)
第8条 課所に、必要に応じ文書取扱担当者を置く。
2 文書取扱担当者は、文書管理責任者が課所の長の承認を得て課所の職員のうちから指定する。
3 文書取扱担当者は、文書管理責任者の事務を補助する。
第2章 文書等の受領、配付及び収受
(本庁における文書等の受領)
第9条 本庁に到達した文書等は、文書主管課において受領するものとする。ただし、主務課に直接到達した文書等については、主務課において受領することができる。
(地方機関における文書等の受領)
第10条 地方機関に到達した文書等は、文書担当課において受領するものとする。ただし、主務課に直接到達した文書等については、主務課において受領することができる。
2 前項本文の規定にかかわらず、文書担当課において文書等を受領することが主務課の事務を遅滞させると地方局長が認める場合その他文書担当課が文書等を受領することが適当でないと地方局長が認める場合にあっては、主務課その他の地方局長が定める課所において文書等を受領するものとする。
(郵便料金等の未納等の文書等の取扱い)
第11条 郵便料金又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者の提供する同条第2項に規定する信書便の役務に関する料金の未納又は不足の文書等が到達したときは、公務に関するものであることが明らかである文書等に限り、郵便切手又は文書主管課長が定めるこれに類する証票をもって未納又は不足の料金を支払って受領することができる。
(文書等の配付)
第12条 文書主管課又は文書担当課において受領した文書等は、次に掲げるところにより配付するものとする。
(1) 文書等は、封をしたまま主務課に配付すること。ただし、開封しなければ主務課が判明しない文書等については、開封して主務課を確認の上、主務課に配付する。
(2) 書留、配達証明、内容証明又は特別送達とされた郵便物、これらの郵便物に準ずる取扱いをするものとして文書主管課長が定める信書便物及び電報については、特殊文書受領簿(様式第1号)に必要な事項を記入し、あて名の職員等に配付し、受領印又はサインを徴すること。この場合において、特別送達とされた郵便物及びこれに準ずる取扱いをするものとして文書主管課長が定める信書便物については、特殊文書受領簿及び封書の余白に受領した日時を記入する。
(3) 本庁又は地方機関に到達した親展文書のうち、知事又は副知事あてのものはその秘書事務を担当する課に、会計管理者あてのものは本庁の会計事務主管課に、本庁の部(部に準ずるものとして文書主管課長が指定するものを含む。以下同じ。)の長あてのものは各部幹事課に、地方局長あてのものは地方局長が適当と認める課所に、その他のものはあて名の職員に配付すること。
(4) 運送業者により配達された文書等については、運送業者の送り状又はこれに代わるべきものにあて名の職員等の受領印又はサインを徴し、これに配付すること。
2 文書主管課長及び文書担当課長(以下「文書主管課長等」という。)は、執務時間中に受領した文書等については、その日のうちに配付しなければならない。
(2以上の課所に関係する文書等の配付)
第13条 2以上の課所に関係する文書等は、最も関係が深い課所に配付するものとする。
(所管が明らかでない文書等の取扱い)
第14条 所管が明らかでない文書等については、文書主管課長等は、その取扱いについて速やかに上司の指揮を受けなければならない。
(文書等の収受)
第15条 受領し、又は配付を受けた文書等は、主務課において次に掲げるところにより収受するものとする。
(1) 親展文書と認められるものを除き、封書は、開封し、文書の余白に収受印(様式第2号)を押し、文書システム導入課所にあっては文書システムに必要事項を登録し、文書システムが導入されていない課所(以下「文書システム未導入課所」という。)にあっては文書処理簿(様式第3号)に必要事項を記入するとともに、日付及び文書番号を収受印の印影の所定欄に記入すること。ただし、請求書、見積書、領収書、送り状その他軽易な文書は、文書システムへの登録及び文書処理簿への記載を省略することができる。
(2) 親展文書は、開封せず、封皮の余白に収受印を押し、文書システム導入課所にあっては文書システムで件名を「親展」と登録し、文書システム未導入課所にあっては文書処理簿の件名欄に「親展」と記入すること。
(3) 到達した日時が権利の得喪又は変更に関係がある文書は、封書の余白に収受した日時を記入し、文書管理責任者が証印し、その封皮を添付すること。
(4) 現金、金券、有価証券、証紙若しくは収入印紙又は物品の添付のある文書は、文書の余白に添付された物の種類及びその金額又は数量を記入するとともに、文書システム導入課所にあっては文書システムの件名欄に登録し、文書システム未導入課所にあっては文書処理簿の件名欄に記入すること。
(5) 収受した文書等で会計事務を主管する課所において取り扱うべき現金等は、速やかに当該課所に回付すること。
(6) 電子文書を収受しようとするときは、文書システム導入課所にあっては文書システムに必要事項を登録し、文書システム未導入課所にあっては内容を確認の上、文書処理簿に必要事項を記入すること。ただし、軽易な文書は、文書システムへの登録及び文書処理簿への記載を省略することができる。
2 受領し、又は配付を受けた文書等のうち、受領し、又は配付を受けた課所の主管に属さないと認められるものについては、前項の規定にかかわらず、速やかに文書主管課又は文書担当課に返付しなければならない。
(事務担当者への交付)
第16条 前条第1項の規定により収受した文書等は、直ちに文書管理責任者が文書等に係る事務を担当する者に処理方法を示し、交付しなければならない。
第3章 文書の処理
第1節 通則
(文書の処理期限)
第17条 文書は、直ちに処理し、処理期限のあるものについては、これを経過しないようにしなければならない。
(重要又は異例の文書)
第18条 重要又は異例の文書については、直ちに上司の閲覧に供し、その処理について指揮を受けなければならない。
(文書の作成)
第19条 文書の作成は、次に掲げるところにより行わなければならない。
(1) 文書の形式は、特に縦書きが必要と認められるものを除き、左横書きとし、別に定めるところによること。
(2) 文章は、明確な文字で平易かつ簡明な表現を用いて書くこと。
(3) 用語は、送り仮名の付け方(昭和48年6月内閣告示第2号)、一般の社会生活において現代の国語を書き表すための漢字使用の目安を定める等の件(平成22年11月内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年7月内閣告示第1号)及び外来語の表記(平成3年6月内閣告示第2号)の定めるところによること。ただし、人名、地名等これらの定めるところによることが適当でないと認められるものについては、この限りでない。
第2節 起案及び供覧
(起案)
第20条 起案は、文書システム導入課所にあっては文書システムにより、文書システム未導入課所にあっては起案用紙(様式第4号)を用いて行わなければならない。ただし、定例的又は軽易な事案については、その文書の余白に処分案を明記し、若しくは処分印を押し、又は主務課においてあらかじめ定めた処理様式、簿冊、伝票等を用いて処理することができる。
2 前項ただし書の規定により、文書システム導入課所において起案を行ったときは、処理後速やかに文書システムに件名その他必要事項を登録するものとする。
(起案の要領)
第21条 起案は、前条に定めるところによるほか、次に掲げるところにより行わなければならない。
(1) 文書システムによらないときは、文書主管課長が適当と認めるものをもって作成すること。
(2) 簡潔な件名を付け、特に立案理由の説明を要する事案については、本案の前に「(伺)」として簡単にその要領を記載すること。
(3) 参考として特に説明を要する事項は、本案の後に「参考」と明記し、その要領を記載するほか、関係書類を添付すること。
(4) 必要に応じ、欄外に「例規」、「秘」、「至急」、「県報掲載」等を明記すること。
(例文処理)
第22条 同一の文案により反復して起案する事案(愛媛県報(以下「県報」という。)への掲載に係るものを除く。)については、あらかじめ当該事案の処理のための文案を例文として決裁権者の承認を得て定めることにより、起案の際に当該文案の記載を省略することができる。
2 例文は、主務課において例文整理簿(様式第5号)により整理しておかなければならない。
(供覧)
第23条 事案の処理を要しない文書のうち、文書システム導入課所における電子文書にあっては文書システムにより、それ以外の文書にあってはその余白に「供覧」と記入する等の方法により関係者の閲覧に供しなければならない。事案の処理を要する文書のうち、あらかじめ関係者の閲覧に供することが適当と認められるものについても、同様とする。
2 前項の場合において、文書システム導入課所において文書システムによらない供覧を行ったときは、供覧後速やかに文書システムに件名その他必要事項を登録するものとする。
(電話による処理)
第24条 電話によって処理しようとする事案で重要なものは、電話処理票(様式第6号)にその要領を記載して処理しなければならない。
第3節 回議、合議及び決裁
(回議)
第25条 起案文書は、速やかに回議し、決裁を受けなければならない。
(至急文書)
第26条 至急処理しなければならない事案に係る起案文書は、電子決裁によらないで、欄外上部余白に「至急」と明記し、起案者が持ち回るものとし、やむを得ない場合は、その内容を説明できる者がこれに当たらなければならない。
(秘密文書)
第27条 秘密の取扱いを要する起案文書は、部の長、本庁の局長(本庁の局長に準ずるものとして文書主管課長が指定する職員を含む。)、課所の長又は特に指定された者が起案し、電子決裁によらないで、欄外上部余白に「秘」と明記して自ら持ち回り、又は封入して授受しなければならない。
(合議)
第28条 他の部課所に関係がある起案文書で必要のあるものは、主務の部課所の長に回議し、決裁を受けた後、関係がある他の部課所の長に合議しなければならない。
2 会計事務に関係がある起案文書は、会計管理者に合議しなければならない。
3 合議に際して電子決裁によらない場合は、起案者が起案文書を持ち回るものとし、やむを得ない場合は、その内容を説明できる者がこれに当たらなければならない。
4 合議を受けた部課所の長は、速やかに同意又は不同意を決定し、不同意のときは、主務の部課所の長と協議するものとする。この場合において、意見が一致しないときは、主務の部課所の長は、速やかに上司の指揮を受けなければならない。
5 合議する必要がない起案文書であっても、その内容が他の部課所に関係があるときは、決裁を受けた後、関係がある他の部課所に回覧し、若しくは写しを送付し、又は通知しなければならない。
(起案文書の改廃)
第29条 決裁又は合議を経た起案文書を改廃しようとするときは、その旨を明記し、その改廃案について、主務の部課所の長の再決裁を受け、又は必要に応じ関係の部課所の長に合議しなければならない。
(決裁等の方式)
第30条 決裁は、文書システムへの意思の登録、押印又はサインにより行う。回議又は合議を受けた場合も、同様とする。
第4節 文書の施行及び発送
(文書処理簿への登載等)
第31条 決裁を受けた起案文書(以下「決裁文書」という。)で文書番号を必要とするもの(第42条第1号から第5号までに掲げる文書を除く。)は、文書システム導入課所にあっては主務課において文書システムによる文書番号を付し、文書システム未導入課所にあっては主務課において文書処理簿に必要事項を登載し、これに文書番号を付さなければならない。この場合において、第15条第1項第1号、第2号又は第6号の規定により収受した文書について処理を行った決裁文書にあっては、文書システム導入課所においては文書システムに処理状況を登録するものとし、文書システム未導入課所においては当該文書を収受した際に記入した文書処理簿の欄に処理状況を記入するものとする。
(文書の浄書)
第32条 決裁文書で施行を要するものは、主務課において浄書しなければならない。
(浄書文書の照合)
第33条 浄書した文書は、施行の前に主務課において決裁文書と照合しなければならない。
(公印の押印及び電子署名)
第34条 施行する文書には、県報に掲載するもの及び電子文書を除き、愛媛県公印規程(昭和34年愛媛県訓令第8号)の定めるところにより公印を押すとともに、決裁文書(電子決裁による決裁文書を除く。)との間に契印を押さなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。
2 施行する電子文書には、別に定めるところにより、電子署名を行わなければならない。ただし、軽易な電子文書については、この限りでない。
(本庁における文書等の発送)
第35条 本庁における文書等の発送事務は、文書主管課において取り扱う。ただし、運送業者に運搬を委託する文書等は、直接主務課において発送しなければならない。
2 文書等(前項ただし書の規定により発送する文書等を除く。以下この項及び次項において同じ。)を発送しようとするときは、午前9時から午後5時までの間に文書等を本庁内の郵便局に送付しなければならない。ただし、文書主管課長が定める機関に発送する文書等(急施を要する文書等その他文書主管課長が定める文書等を除く。)については、午後4時までに文書主管課に送付しなければならない。
3 前項本文に規定する時間外、休日等に文書等を発送しようとするときは、あらかじめ文書主管課長の承認を受け、その指示によらなければならない。
4 前3項に定めるもののほか、本庁における文書等の発送に関し必要な事項は、文書主管課長が定める。
(地方機関における文書等の発送)
第36条 地方機関における文書等の発送は、文書担当課において行う。ただし、文書担当課において文書等を発送することが主務課の事務を遅滞させると地方局長が認める場合その他文書担当課が文書等を発送することが適当でないと地方局長が認める場合にあっては、主務課その他の地方局長が定める課所において文書等を発送するものとする。
2 地方機関における文書等の発送に関し必要な事項は、文書担当課長が定める。
第4章 県報掲載
(県報掲載文書の合議)
第37条 愛媛県報発行規程(昭和31年愛媛県訓令第6号)により県報に掲載する事項に係る起案文書は、法令審査については法令審査主管課の長に、県報掲載については文書主管課長に合議しなければならない。ただし、告示又は公告のうち、別に定めるところにより、あらかじめ例文により法令審査主管課の長及び文書主管課長の承認を受けているものに係る起案文書については、この限りでない。
(県報の原稿の提出)
第38条 定期発行の県報に掲載を行おうとする場合は、原稿を、本庁で行う場合にあっては決裁文書と、地方機関で行う場合にあっては県報掲載書(様式第7号)とともに、掲載を希望する日の7日前の正午(その日が休日等に当たるときは、その日の前日の正午)までに文書主管課長に提出しなければならない。
(県報発行の手続)
第39条 文書主管課長は、前条の原稿を受領したときは、これに掲載年月日及び第44条第2項第1号の番号を記入し、発行の手続を執らなければならない。
2 文書主管課長は、県報発行手続を終了したときは、決裁文書又は県報掲載書に掲載済の表示をし、速やかに決裁文書又は県報掲載書を主務課に返さなければならない。
(県報の正誤)
第40条 主務課長は、県報に掲載された事項に誤植その他の誤りがあるときは、速やかに正誤表を文書主管課長に提出しなければならない。
2 文書主管課長は、前項の規定により正誤表の提出があったときは、直ちに正誤掲載の手続を執らなければならない。
(県報の号外発行)
第41条 主務課長は、県報の号外発行を必要とするときは、原稿を提出する際に県報号外発行依頼書(様式第8号)を文書主管課長に提出しなければならない。
第5章 文書の書式
(令達の種類)
第42条 令達の種類は、次に掲げるとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
(3) 告示 管内全部又は一般に公示するもの
(4) 訓令 本庁の部課若しくは地方機関の全部若しくは一部若しくはこれらの長又は会計管理者に対して指揮命令するもの
(5) 訓 訓令で公布を要しないもの
(6) 達 職権をもって特定の個人又は公私の法人若しくは団体に対して特定の事項を命令するもの
(7) 指令 申請等に対して指示し、又は命令するもの
(令達のあて先)
第43条 前条第4号から第7号までに掲げる令達には、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、それぞれ当該各号に定めるあて先を記入しなければならない。
(1) 本庁の部課全般及び会計管理者に対する場合 庁中一般
(2) 地方機関全般に対する場合 各地方機関
(3) 本庁の一部の部課若しくは地方機関若しくはこれらの長又は会計管理者に対する場合 部課名若しくは地方機関名若しくはこれらの長名又は会計管理者名
(4) 団体又は個人に対する場合 団体名又は個人名
(令達の書式及び番号)
第44条 令達の書式は、原則として令達の書式(書式第1号)に定めるところによるものとする。
2 令達には、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定める番号を付さなければならない。
(1) 条例、規則、告示及び訓令 条例等番号簿(様式第9号)による番号
(2) 訓 訓番号簿(様式第10号)による番号
(3) 達及び指令 文書システム導入課所にあっては文書システムによる番号、文書システム未導入課所にあっては文書処理簿による番号
3 令達の番号は、前項第1号及び第2号に掲げる令達にあっては暦年ごとの一連番号とし、同項第3号に掲げる令達にあっては会計年度ごとの一連番号とする。
4 第2項第1号及び第2号に掲げる番号の管理は文書主管課において、同項第3号に掲げる番号の管理は主務課において行うものとする。
(一般文書の書式、記号及び番号)
第45条 令達及び議案以外の文書(以下「一般文書」という。)の書式は、原則として一般文書の書式(書式第2号)に定めるところによるものとする。
2 一般文書には、主務課において文書記号の次に文書システム導入課所にあっては文書システムによる番号を、文書システム未導入課所にあっては文書処理簿による番号を付さなければならない。ただし、文書記号及び文書番号を付すことが適当でない文書並びに軽易な文書については、これらを省略することができる。
3 秘密の取扱いを要する文書には、文書記号の次に「秘」の文字を記入しなければならない。
4 文書記号は、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定めるとおりとする。
(1) 本庁各課 会計年度に相当する数字の次に課の頭文字(課の頭文字が他の課の頭文字と同一となる場合にあっては、課の長が文書主管課長と協議して定めたもの)
(2) 地方機関 会計年度に相当する数字の次に地方機関の長が文書主管課長と協議して定めたもの
5 一般文書の文書番号は、会計年度ごとの一連番号とする。ただし、同一の事案に係る文書については、同一の番号を用いることとし、当該事案が当該年度よりも前の年度から継続するものであるときは、文書記号の前に当該事案に係る文書について、最初に番号を付した年度を表示するものとする。
(文書の発信者名)
第46条 主務課の施行する文書の発信者名は、次に掲げるところによる。
(1) 令達は、知事名を用いること。ただし、地方機関に委任された事務(以下「委任事務」という。)に係る文書については、当該地方機関の長名を用いること。
(2) 中央官庁、地方公共団体その他の団体又は個人に対する文書には、知事名若しくは会計管理者名(知事の権限に属する事務に係る文書の場合を除く。)若しくは地方機関の長名(委任事務に限る。)又は県名若しくは地方機関名(委任事務に限る。)を用いること。ただし、軽易な事項については、本庁の部若しくは局若しくは課若しくは室の長若しくは会計管理者(知事の権限に属する事務に係る文書の場合を除く。)若しくは出納局長若しくは地方機関の長若しくは地方機関の部若しくは課若しくは室の長又は本庁の部若しくは局若しくは課若しくは室若しくは地方機関の名を用いることができる。
(3) 本庁の各部局課室又は各地方機関に対する文書には、副知事、本庁の部の長、会計管理者(知事の権限に属する事務に係る文書の場合を除く。)若しくは出納局長若しくは地方機関の長又は本庁の部若しくは地方機関の名を用いること。ただし、軽易な事項については、本庁の局若しくは課若しくは室の長若しくは地方機関の部若しくは課若しくは室の長又は本庁の局若しくは課若しくは室の名を用いることができる。
2 前項第2号及び第3号の規定にかかわらず、収受した文書に対する回答文書の発信者名は、当該収受した文書の受信者名を用いることができる。
(文書の日付)
第47条 文書の日付は、公布を要する文書にあっては公布年月日と、その他の文書にあっては施行年月日とする。
第6章 文書の整理及び保管
(文書の整理及び保管の原則)
第48条 文書は、必要なときに直ちに取り出せるように、完結していない文書(以下「未完結文書」という。)と完結している文書(以下「完結文書」という。)とに区分し、常に整然と分類して整理の上、所定の場所に保管しなければならない。
(ファイル管理表の作成)
第49条 主務課長は、文書の処理が終了した都度、文書を大項目、中項目、小項目及び細項目に分類し、必要に応じファイル管理表(様式第11号)及びファイル管理総括表(様式第12号)(以下「ファイル管理表等」という。)に項目名等を登載して整理しなければならない。
2 主務課長は、毎年度終了後、文書主管課長が定める期日までにファイル管理表等の写しを文書主管課長(地方機関にあっては、文書担当課長を経由して文書主管課長)に提出しなければならない。
3 前項の規定により既に写しを提出したファイル管理表等の内容を変更した場合は、その都度、変更後のファイル管理表等の写しを提出するものとする。
4 文書主管課長は、前2項の規定によるファイル管理表等の提出があった場合において、課所間の統一を図る等の必要があると認めるときは、文書の分類及び保存期間の修正を指示することができる。
(完結文書の年度等の区分)
第50条 完結文書は、その完結した日の属する会計年度ごとに区分し、整理しなければならない。ただし、必要がある場合は、暦年ごとに区分し、整理することができる。
2 前項本文の規定にかかわらず、4月1日から5月31日までの間に完結した文書で完結した日の属する会計年度の前会計年度の出納に係るものについては、当該完結した日の属する会計年度の前会計年度の完結文書として区分し、整理しなければならない。
3 第1項の規定にかかわらず、同一事案に係る完結文書で会計年度又は暦年ごとの区分を異にするものがあるときは、当該完結文書をまとめて整理することができる。この場合において、当該完結文書は、当該異にする区分のうち、最も新しい区分に属する完結文書として整理するものとする。
(完結文書の整理及び保管の方法)
第51条 完結文書のうち、文書システムにより完結した電子文書(以下「システム完結文書」という。)は、文書システムにより整理し、及び保管しなければならない。
2 システム完結文書以外の完結文書(以下「非システム完結文書」という。)は、完結後速やかにファイル管理表により分類された細項目ごとに、指定ファイル(様式第13号)にとじ込んで整理し、ファイル管理表による分類のとおり、所定の保管庫に収納して、保管しなければならない。
3 前項の規定にかかわらず、指定ファイルにとじ込むことが適当でない非システム完結文書については、他の適切な用具により整理することができる。この場合において、当該用具には、指定ファイルに表示すべき項目と同一の内容の項目を記載しなければならない。
4 前3項の規定により文書を整理する場合においては、件名索引(様式第14号)を作成し、文書とともに保管しなければならない。ただし、保存期間が5年以下の完結文書については、この限りでない。
(秘密文書の整理及び保管の方法)
第52条 秘密の取扱いを要するシステム完結文書は、文書システムにより適切な措置を講じなければならない。
2 秘密の取扱いを要する非システム完結文書は、指定ファイルの表紙及び背表紙に「秘」の表示をし、施錠できる保管庫に保管しなければならない。前条第3項の用具を使用した場合についても、同様とする。
(完結文書の保管期間)
第53条 主務課における完結文書の保管期間は、文書の完結した日(例規、台帳等常時使用する文書で直ちに保存期間を設定することができない完結文書にあっては文書の保存期間を設定することができることとなった日、第50条第3項の規定により整理された完結文書にあっては完結した日が最も新しい完結文書の完結した日。第56条において同じ。)の属する会計年度の翌会計年度(第50条第1項ただし書の規定により暦年ごとに区分され整理される完結文書のうち1月1日から3月31日までの間に完結した文書にあっては文書の完結した日の属する会計年度の翌々会計年度、同条第2項に規定する完結文書にあっては文書の完結した日の属する会計年度。第56条において同じ。)の4月1日から当該会計年度の末日までの期間とする。
第7章 文書の保存
(文書の保存期間)
第54条 文書の保存期間の種別は、次に掲げるとおりとする。
(1) 長期 10年を超える期間保存するもの
(2) 10年 10年間保存するもの
(3) 5年 5年間保存するもの
(4) 3年 3年間保存するもの
(5) 1年 1年間保存するもの
2 文書の保存期間の決定は、別表に定める文書保存期間基準に基づき、ファイル管理表により分類された細項目ごとに主務課長が行うものとする。
3 保存期間の種別が長期とされた文書の保存期間は、その利用度、重要度、法令の定め等を考慮し、必要最小限の年数にしなければならない。
(保存期間の変更)
第55条 前条の規定により決定された文書の保存期間は、主務課長と文書主管課長等とが協議の上、延長し、又は短縮することができる。
(保存期間の起算日)
第56条 文書の保存期間の起算日は、文書の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。
(文書の引継ぎ)
第57条 主務課長は、毎年度、保管期間が経過した文書(保存期間の種別が1年とされた文書(以下「1年保存文書」という。)を除く。)を、保管期間経過後1年の間に、文書主管課長等に引き継がなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、保管期間が経過した文書のうち、執務上特に必要があるもの(以下「特例保管文書」という。)は、必要な期間、主務課において保管することができる。この場合において、主務課長は、特例保管文書を主務課において保管する必要がなくなったときは、速やかに特例保管文書を文書主管課長等に引き継がなければならない。
(保存文書引継書)
第58条 主務課長は、前条の規定により文書を引き継ごうとするときは、保存文書引継書(様式第15号)に必要事項を記入して文書主管課長等に提出しなければならない。この場合において、地方機関の主務課長にあっては、保存文書引継書の写しを文書担当課長を経由して文書主管課長に提出しなければならない。
2 文書主管課長等は、保存文書引継書の提出があったときは、文書の編さん状態、数等について審査確認した上、文書の引継ぎを受けなければならない。
(保存文書台帳)
第59条 文書主管課長等は、前条の規定により提出のあった保存文書引継書を編さんして保存文書台帳を作成し、保管しなければならない。
2 文書主管課長等は、第57条第1項の規定により引継ぎを受けた文書(以下「保存文書」という。)の保存期間を変更し、又は保存文書を廃棄するときは、保存文書台帳にその旨を記入しなければならない。
3 文書担当課長は、前項の規定により保存文書台帳を整備したときは、その写しを文書主管課長に提出しなければならない。
(保存文書の管理)
第60条 文書主管課長等は、保存文書を保存管理するときは、システム完結文書は文書システムにおいて、非システム完結文書は書庫において、保存期間別、年度別及び部課所別に整理して行う。
2 文書主管課長等は、書庫を常に清潔に保ち、火災、虫害、湿気、盗難等の予防その他文書保存上適切な措置を講じなければならない。
3 文書主管課長等は、書庫において、喫煙その他すべての火気の使用をさせてはならない。ただし、除虫等やむを得ない場合は、この限りでない。
(保存文書の利用)
第61条 保存文書のうち、非システム完結文書(文書システムにファイル情報が登録されたものに限る。)を利用しようとする職員は、文書主管課長に申し込まなければならない。
2 保存文書のうち、非システム完結文書(文書システムにファイル情報が登録されたものを除く。)を利用しようとする職員は、保存文書利用簿(様式第16号)に必要事項を記入し、文書主管課長等に申し込まなければならない。
3 保存文書(非システム完結文書に限る。)の貸出期間は、10日以内とする。ただし、文書主管課長等は、必要があると認めるときは、その期間を延長することができる。
4 文書主管課長等は、前項の貸出期間中であっても、特に必要があると認めるときは、貸し出している保存文書を直ちに返納させることができる。
5 利用中の保存文書は、転貸、抜取り、取替え、書換え等をしてはならない。
6 利用中の保存文書は、庁外に持ち出すことができない。ただし、文書主管課長等の承認を得たときは、この限りでない。
(保存文書の管理及び利用についての特例)
第62条 地方局長は、前2条の事務を文書担当課長以外の課所の長に行わせることが適当と認めたときは、当該課所の長に前2条の事務を行わせることができる。
第8章 文書の閲覧等
第63条 主務課長は、別に定めるところにより、職員以外の者に対して文書を閲覧させ、又は写しの交付を行うことができる。この場合において、閲覧又は写しの交付に係る文書が保存文書であるときは、文書主管課長等と協議するものとする。
2 前条の規定は、前項の文書担当課長の事務について準用する。
第9章 文書の廃棄
(廃棄)
第64条 保存文書で保存期間が満了したものは、文書主管課長等が主務課長と協議の上、廃棄しなければならない。
2 1年保存文書及び特例保管文書で、保存期間が満了したものは、主務課長が廃棄しなければならない。
(廃棄の特例)
第65条 文書主管課長等は、保存期間が満了していない保存文書であっても、保存する必要がないと認められるものについては、主務課長と協議の上、廃棄することができる。
(文書の廃棄手続)
第66条 システム完結文書の廃棄は、保存文書にあっては文書主管課長等が、1年保存文書及び特例保管文書にあっては主務課長が行う。
2 本庁における非システム完結文書の廃棄は、保存文書にあっては文書主管課長が、1年保存文書及び特例保管文書にあっては主務課長が管財主管課長に引き継いで行う。
3 地方機関における非システム完結文書の廃棄の手続は、文書担当課長が定める。
(秘密文書等の廃棄の方法)
第67条 秘密の取扱いを要する文書及び印影等が他に利用されるおそれがある文書の廃棄は、焼却、裁断、消去等の方法により行わなければならない。
第10章 雑則
(電気通信回線を通じて送受信する文書)
第68条 この訓令に定めるもののほか、電気通信回線を通じて送信し、又は受信する文書の収受、処理、保存等について必要な事項は、別に定める。
(細則)
第69条 この訓令の施行に関し必要な事項は、別に定める。
附 則
(施行期日)
1 この訓令は、平成4年4月1日から施行する。
(文書編さん保存規程の廃止)
2 文書編さん保存規程(昭和33年愛媛県訓令第17号)は、廃止する。
(経過措置)
3 この訓令の施行前に完結した文書の保存期間及び引継ぎについては、第54条及び第57条から第59条までの規定にかかわらず、なお従前の例による。
(愛媛県処務細則の一部改正)
4 愛媛県処務細則(昭和29年愛媛県訓令第5号)の一部を次のように改正する。
目次中

第5章 処務順序

  

第1節 事務処理の順序

  

第1款 文書及び物品の収受並びに配布

  

第2款 文書の処理

  

第3款 文書の浄書及び発送

  

第4款 文書の編保存

  

第5款 補則

  

第2節 官報登載

  

第3節 県報発行

  

第6章 公文の書式


を「第5章及び第6章 削除」に改める。
第11条第1項中「以下同じ。)の」を「)の」に改める。
第20条第2項中「。以下同じ」を削る。
第5章及び第6章を次のように改める。
第5章 削除
第20条の2から第67条まで 削除
第6章 削除
第68条から第76条まで 削除
第79条第1項中「課長」の下に「(道路整備局長及び水資源開発局長を含む。以下同じ。)」を加える。
様式第1号から様式第16号までを次のように改める。
様式第1号から様式第16号まで 削除
附 則(平成4年7月7日訓令第10号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附 則(平成7年4月1日訓令第7号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附 則(平成7年8月1日訓令第14号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附 則(平成10年4月1日訓令第6号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附 則(平成11年3月19日訓令第1号)
1 この訓令は、平成11年4月1日から施行する。
2 改正後の愛媛県文書管理規程様式第13号の規定は、この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)以後に完結する文書(施行日から平成11年5月31日までの間に完結する文書で平成10年度の出納に係るものを除く。)をとじ込む指定ファイルについて適用し、施行日前に完結した文書及び施行日から平成11年5月31日までの間に完結する文書で平成10年度の出納に係るものをとじ込む指定ファイルについては、なお従前の例による。
附 則(平成11年8月27日訓令第10号)
1 この訓令は、公布の日から施行する。
2 この訓令施行の際現にある改正前の愛媛県文書管理規程様式第4号乙の規定による書類の用紙は、当分の間、これを使用することができる。
附 則(平成12年4月1日訓令第8号)
1 この訓令は、公布の日から施行する。
2 この訓令施行の際現にある第24条の規定による改正前の愛媛県文書管理規程様式第4号甲の規定による書類の用紙は、当分の間、これを使用することができる。
附 則(平成12年6月30日訓令第10号)
この訓令は、平成12年7月1日から施行する。
附 則(平成13年3月30日訓令第2号)
この訓令は、平成13年4月1日から施行する。
附 則(平成15年4月1日訓令第8号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成15年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 本庁における文書等の収受、起案、供覧、文書処理簿への登載等並びに達、指令及び一般文書の番号については、平成15年7月31日までの間、改正後の愛媛県文書管理規程第15条第1項、第20条、第23条、第31条、第44条第2項及び第3項並びに第45条第2項の本庁に関する規定にかかわらず、これらの規定中の地方機関に関する規定及び電子文書以外の文書の規定の例によることができる。
3 この訓令施行の際現にある改正前の愛媛県文書管理規程様式第4号甲の規定による書類の用紙は、平成15年7月31日までの間、これを使用することができる。
4 改正後の愛媛県文書管理規程様式第11号及び様式第12号の規定は、この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)以後に完結する文書(施行日から平成15年5月31日までの間に完結する文書で平成14年度の出納に係るもの(以下「平成14年度出納文書」という。)を除く。)をとじ込む指定ファイルに係るファイル管理表及びファイル管理総括表について適用し、施行日前に完結した文書及び平成14年度出納文書をとじ込む指定ファイルに係るファイル管理表及びファイル管理総括表については、なお従前の例による。
附 則(平成15年4月1日訓令第12号)
1 この訓令は、公布の日から施行する。
2 この訓令施行の際現にある第52条の規定による改正前の愛媛県文書管理規程様式第4号甲の規定による書類の用紙は、平成15年7月31日までの間、これを訂正して使用することができる。
附 則(平成15年7月18日訓令第22号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附 則(平成16年4月1日訓令第2号)
1 この訓令は、公布の日から施行する。
2 改正後の愛媛県文書管理規程様式第12号の規定は、この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)以後に完結する文書(施行日から平成16年5月31日までの間に完結する文書で平成15年度の出納に係るもの(以下「平成15年度出納文書」という。)を除く。)をとじ込む指定ファイルに係るファイル管理総括表について適用し、施行日前に完結した文書及び平成15年度出納文書をとじ込む指定ファイルに係るファイル管理総括表については、なお従前の例による。
附 則(平成17年4月1日訓令第6号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附 則(平成18年7月21日訓令第11号抄)
(施行期日)
1 この訓令は、平成18年8月1日から施行する。
附 則(平成19年4月1日訓令第6号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附 則(平成20年3月31日訓令第10号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附 則(平成20年10月1日訓令第17号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附 則(平成21年3月17日訓令第1号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附 則(平成21年3月31日訓令第5号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附 則(平成23年7月22日訓令第13号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附 則(平成24年4月1日訓令第8号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附 則(平成25年4月1日訓令第7号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附 則(平成26年4月1日訓令第6号)
この訓令は、公布の日から施行する。
別表(第54条関係)
 文書保存期間基準

保存期間の種別

長期

10年

5年

3年

1年

項目

例規

条例及び規則の制定及び改廃に関する文書

        

重要な訓令の制定及び改廃に関する文書

訓令の制定及び改廃に関する文書

      

条例、規則及び重要な訓令の解釈運用方針等に関する文書で特に重要なもの(主務課の所掌するものに限る。)

条例、規則及び重要な訓令の解釈運用方針等に関する文書で重要なもの(主務課に所掌するものに限る。)

      

国の行政機関からの令達、通達等の文書で将来の例証となるもののうち特に重要な文書

国の行政機関からの令達、通達等の文書で将来の例証となるもののうち重要な文書

      

議会

県議会に関する文書で重要なもの(財政主管課の所掌するものに限る。)

県議会に関する文書(財政主管課の所掌するものに限る。)

県議会に関する文書

    

県行政の基本方針、組織、事業等

県行政の総合的な企画、調整及び運営に関する文書

        

県の行政組織の設定及び改廃に関する文書

        

行政区画の設定変更に関する文書

        

公の施設の設置及び廃止に関する文書

        
  

重要な事務事業の計画及び実施に関する文書

事務事業の計画及び実施に関する文書

軽易な事務事業の計画及び実施に関する文書

  

行政一般

特に重要な告示及び公告に関する文書

重要な告示及び公告に関する文書

告示及び公告に関する文書

軽易な告示及び公告に関する文書

  

諮問、答申等に関する文書で特に重要なもの

諮問、答申等に関する文書で重要なもの

諮問、答申等に関する文書

    
  

請願、陳情等に関する文書で重要なもの

請願、陳情等に関する文書

請願、陳情等に関する文書で軽易なもの

  

通知、進達、申請、届出、報告等の文書で将来の例証となるもののうち特に重要な文書

通知、進達、申請、届出、報告等の文書で将来の例証となるもののうち重要な文書

通知、進達、申請、届出、報告、復命等の文書

通知、進達、申請、届出、報告、復命等の文書で軽易なもの

通知、進達、申請、届出、報告、復命等の文書で特に軽易なもの

    

照会、回答等に関する文書で重要なもの

照会、回答等に関する文書

照会、回答、送付等に関する文書で一時的なもの

特に重要な工事の執行に関する文書

重要な工事の執行に関する文書

工事の執行に関する文書

    

統計、調査、研究等に関する文書で特に重要なもの

統計、調査、研究等に関する文書で重要なもの

統計、調査、研究等に関する文書

統計、調査、研究等に関する文書で軽易なもの

統計、調査、研究等に関する文書で特に軽易なもの

法律関係が10年を超える許可、認可、免許、承認その他の行政処分に関する文書

法律関係が5年を超え10年以下となる許可、認可、免許、承認その他の行政処分に関する文書

法律関係が3年を超え5年以下となる許可、認可、免許、承認その他の行政処分に関する文書

法律関係が1年を超え3年以下となる許可、認可、免許、承認その他の行政処分に関する文書

  

行政代執行に関する文書で重要なもの

行政代執行に関する文書

      

行政上の勧告、指導等に関する文書で特に重要なもの

行政上の勧告、指導等に関する文書で重要なもの

行政上の勧告、指導等に関する文書

    

法律関係が10年を超える契約、覚書、協定その他の権利義務に関する文書

法律関係が5年を超え10年以下となる契約、覚書、協定その他の権利義務に関する文書

法律関係が3年を超え5年以下となる契約、覚書、協定その他の権利義務に関する文書

法律関係が1年を超え3年以下となる契約、覚書、協定その他の権利義務に関する文書

  

訴訟に関する文書及び不服申立てその他訴訟以外の争訟に関する文書で重要なもの

不服申立てその他訴訟以外の争訟に関する文書

      

損害賠償及び損失補償に関する文書で特に重要なもの

損害賠償及び損失補償に関する文書で重要なもの

損害賠償及び損失補償に関する文書

    

栄典及び表彰

叙位叙勲、褒章及び表彰に関する文書(受賞者等の決定に関するものに限る。)

叙位叙勲、褒章及び表彰の内申及び伝達に関する文書で重要なもの

叙位叙勲、褒章及び表彰の内申及び伝達に関する文書

表彰に関する文書のうち定例的で軽易なもの

  

人事、福利厚生等

職員の任免、異動、賞罰及び履歴に関する文書(人事主管課の所掌するものに限る。)

  

職員の任免、異動、賞罰及び履歴に関する文書

    
    

臨時職員の任免及び日々雇用職員の雇用に関する文書

    

知事、副知事及び旧出納長の事務引継書

    

職員の事務引継書

  

附属機関の委員の任免に関する文書(5年に属するものを除く。)

  

附属機関の委員の定型的な任免に関する文書

    
  

職員の服務に関する文書で重要なもの(人事主管課の所掌するものに限る。)

職員の服務に関する文書(人事主管課の所掌するものに限る。)

    
    

職員の服務に関する文書で重要なもの

職員の服務に関する文書

職員の服務に関する文書で軽易なもの

職員の恩給、年金、退職手当及び公務災害補償に関する文書(人事主管課の所掌するものに限る。)

        
  

職員の給与に関する文書(人事主管課の所掌するものに限る。)

職員の給与に関する文書

職員の給与に関する文書で軽易なもの

  
    

職員の福利厚生に関する文書(人事主管課の所掌するものに限る。)

職員の福利厚生に関する文書

職員の福利厚生に関する文書で軽易なもの

財務会計等

予算及び決算に関する文書で重要なもの(財政主管課の所掌するものに限る。)

予算及び決算に関する文書(財政主管課の所掌するものに限る。)

予算、決算、出納その他財務会計に関する文書

予算、決算、出納その他財務会計に関する文書で軽易なもの

予算、決算、出納その他財務会計に関する文書で特に軽易なもの

公有財産の取得に関する文書及び公有財産の処分に関する文書で重要なもの

公有財産の管理及び処分に関する文書

      
  

県税及び地方法人特別税の賦課徴収に関する文書で重要なもの

県税及び地方法人特別税の賦課徴収に関する文書

県税及び地方法人特別税の賦課徴収に関する文書で軽易なもの

県税及び地方法人特別税の賦課徴収に関する文書で特に軽易なもの

貸付金、補助金等に関する文書で特に重要なもの

貸付金、補助金等に関する文書で重要なもの

貸付金、補助金等に関する文書

    

市町村の廃置分合等

市町村の廃置分合、境界変更等に関する文書

        

その他

台帳、帳簿、帳票等で特に重要なもの

台帳、帳簿、帳票等で重要なもの

台帳、帳簿、帳票等

台帳、帳簿、帳票等で軽易なもの

台帳、帳簿、帳票等で特に軽易なもの

県報及び官報(文書主管課の所掌するものに限る。)

      

県報及び官報

歴史的文化的価値を有する文書

        

上記の文書に類する文書その他10年を超えて保存する必要があると認められる文書

上記の文書に類する文書その他10年間保存する必要があると認められる文書

上記の文書に類する文書その他5年間保存する必要があると認められる文書

上記の文書に類する文書その他3年間保存する必要があると認められる文書

上記の文書に類する文書その他1年を超えて保存する必要がないと認められる文書


書式第1号(第44条関係)
 令達の書式
書式第1号
書式第1号
書式第1号
書式第2号(第45条関係)
 一般文書の書式
書式第2号
様式第1号(第12条関係)
 特殊文書受領簿
様式第1号
様式第2号(第15条関係)
様式第2号
様式第3号(第15条、第31条、第44条、第45条関係)
様式第3号
様式第4号(第20条関係)
 起案用紙
様式第4号
様式第4号
様式第4号
様式第4号
様式第5号(第22条関係)
様式第5号
様式第6号(第24条関係)
 電話処理票
様式第6号
様式第7号(第38条、第39条関係)
 県報掲載書
様式第7号
様式第8号(第41条関係)
 県報号外発行依頼書
様式第8号
様式第9号(第44条関係)
 条例等番号簿
様式第9号
様式第10号(第44条関係)
 訓番号簿
様式第10号
様式第11号(第7条、第49条、第51条、第54条関係)
 ファイル管理表
様式第11号
様式第12号(第7条、第49条関係)
 ファイル管理総括表
様式第12号
様式第13号(第51条、第52条関係)
 指定ファイル
様式第13号
様式第14号(第51条関係)
 件名索引
様式第14号
様式第15号(第7条、第58条、第59条関係)
 保存文書引継書
様式第15号
様式第16号(第61条関係)
 保存文書利用簿
様式第16号